检测归档是检测工作直接形成的历史纪录, 具有原始性、记录性和凭证性。档案管理工作是一项基础性、持久性很强的专业技术工作, 是检测工作的重要保证, 也是实验室管理工作的重要组成部分。规范、科学地做好安全检测档案资料收集、整理、保存、管理和利用工作, 对于全面、真实、准确反映实验室工作活动情况, 提高检测实验室管理水平具有重要意义。

检测档案管理工作内容

实验室体系文件应对档案管理工作内容、归档程序和注意事项进行明确规定。检测档案内容应能真实、准确地反映实验室检测工作活动情况, 档案管理工作要规范、准确、及时。

1.1 资料收集和台账管理

检测档案资料包括人员档案、质量体系文件 (质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、受控记录表格) 、标准法规、仪器设备档案、原始记录和检测报告、收发文件、证书类以及电子档案等。各部门责任人要及时收集和汇总档案资料, 统一交档案室, 档案管理员负责档案资料的接收, 按交档部门登记造册, 记录资料内容、交接时间, 交接双方签字确认,形成台账。

1.2 资料整理和保存

正式归档前, 档案管理员对所有资料进行分类、标识、编目和保存。归档材料一般分为体系文件、文书文件、技术文件和行政管理文件四大类;按照受控方式也可分为受控文件和非受控文件。档案管理员对所有文件要按类别、归档顺序号进行编目, 分别存放在档案柜内, 受控文件要加盖受控章。

1.3 档案发放、借阅和回收

实验室领导签批体系文件后, 由档案管理员负责分发给各部门和人员;受控文件丢失, 由相关人员提出书面申请, 经质量负责人批准后, 由档案管理员补发, 并注销原分发号, 给予新分发号。实验室文件和信函发放前, 经中心领导批准后, 档案管理员复印, 按相应范围分发, 原件归档。一般性文件借阅须填写《文件资料借阅表》, 经相关业务部门负责人批准后, 由档案管理员发放, 重要文件资料或保密性文件的借阅, 经实验室领导或质量负责人批准后才能发放。

档案管理员负责所有分发文件资料的回收工作, 做好相关记录。

1.4 档案作废和销毁

为确保实验室体系运行的各环节或各场所使用的文件资料为最新和有效版本, 档案管理员要定期检查档案资料的有效性, 对于已过保存期限或失效的文件资料及时申请作废或销毁。对于已经作废, 但仍有使用价值的文件资料要加盖“失效”和“留存”章, 与有效文件资料分开存放。文件的作废和销毁须经技术负责人批准。

1.5 档案的安全管理

档案管理员负责档案资料的安全工作, 包括环境安全和技术安全。环境安全包括防潮、防火、防盗等, 电子文件还要做好防磁、防静电等工作;技术安全, 例如, 防止篡改任何归档文件资料内容, 特别是受控文件资料;一般文件未经相关负责人批准不得借阅、复制;重要文件或保密文件未经实验室领导或技术负责人批准不得查阅使用, 严禁外借。

检测档案管理存在的问题

大多数管理者认为检测行业主要工作就是检测业务, 工作形成的档案资料只需直接交由档案管理员负责。由于档案管理工作长期得不到重视，档案管理工作普遍存在以下问题, 从而影响管理水平的提高。

2.1 管理意识淡薄, 制度落实不到位

由于业务量不断增大, 检测工作日益繁重，长期以往, 从管理者到一般岗位工作人员, 对于档案管理工作缺乏足够重视。实验室质量体系文件中的《质量手册》《程序文件》和《作业指导书》对于档案资料的收集、整理、归档和使用, 以及岗位职责和工作程序都有明确规定, 但在实际工作中可能并没有严格执行, 档案管理工作并没有真正落到实处。

2.2 设施条件较差, 管理手段落后

档案资料对于存放环境和设施设备有一定的要求, 但有些检测档案管理工作往往没有纳入实验室建设统一规划, 日后修修补补, 造成档案存放空间不足或布局凌乱, 缺少必要的环境控制设施和设备等, 影响了档案资料的质量和档案管理工作的开展。此外, 归档工作大都依靠手工记录和Word、Excel等PC办公软件完成, 技术水平不高,工作量大,容易造成错漏, 文件资料查找和信息利用比较困难。

2.3 人员素质较差, 管理范围不明确

作为专业房屋质量检测机构, 对于档案管理员专业知识要求比较全面, 例如, 标准材料, 检测任务资料、仪器设备档案、试剂耗材档案的整理,都要求档案管理员具备相应的专业知识, 否则很难对档案资料进行准确鉴定和分类, 影响档案管理工作的质量。目前, 专业知识普遍比较低, 造成管理范围不明确;而且往往一人多职, 专项管理经验不足, 缺少工作思考, 缺乏创新和动力。

2.4 只注重档案存放, 档案开发利用较少

由于管理意识不强, 检测业务工作繁重, 档案管理一般只是简单地将档案资料收集、整理、存放, 检测人员需要时也只是查阅现行检测技术文件和标准, 所有档案资料到了保存期限或失效时, 就直接将其申请处理, 并没有体现档案资料的任何价值作用, 非常可惜。

档案管理是检测实验室管理工作的重要组成部分, 上海砼测作为专业性很强的检测机构, 要根据行业特性将档案管理工作纳入整个实验室建设统一规划。从增强管理意识, 提高人员素质, 完善基础条件, 提升管理手段和加强档案资源利用五个方面入手, 推进档案管理规范化和制度化建设,不断提高档案管理工作水平。